En los tiempos que corren, resulta de vital importancia para cualquier empresa el manejo de un Plan de Gestión claro y concreto a través del cual la dirección pueda marcar el rumbo elegido y alinear sus recursos y esfuerzos hacia un objetivo en común.
En la actualidad toda empresa debería contar con un Plan Global de Gestión, a través del cual la dirección pueda marcar el rumbo y trazar los objetivos. Este Plan Global de Gestión puede basarse en varias herramientas pero en esta oportunidad nos centraremos en tres de ellas que, a nuestro entender, son fundamentales para la gestión en tiempos de crisis. Ellas son: la Planificación Estratégica, la Confección de Presupuestos y el Control de Gestión.
La planificación Estratégica es una herramienta que nos ayuda a imaginarnos la empresa en un posicionamiento futuro, es pensar a donde quiero llegar y para ello qué caminos voy a elegir. Esto que en otros tiempos fue un verdadero arte para los directivos, hoy en día se ha transformado en un proceso formal y metodológico que incluye diversas dimensiones de análisis las cuales no abordaremos en este artículo.
Los Presupuestos. Estos son la expresión financiera de los Planes Estratégicos, y habitualmente se manejan en base anual, con seguimiento mensual. Los Presupuestos comprometen a todas las áreas de la organización y nos obligan a cuantificar la evolución de las diferentes cuentas del Balance. Por ejemplo: si de los planes estratégicos de una empresa que gira en el ramo de transporte de encomiendas y que cuenta con 30 camionetas tipo furgón, surge la necesidad de renovar toda la flota en los próximos tres años, en el presupuesto de los próximos tres años se deberán reflejar estos movimientos.
El solo hecho de tener esta herramienta y siguiendo con el análisis, es que vale preguntarnos dentro del marco del Plan Estratégico: ¿Cuántos fletes tengo proyectado hacer en los próximos tres años? La respuesta hay que darla en los presupuestos.
Muchas veces se toma la decisión de cambiar los vehículos en la parte operativa pero no se integra a la parte comercial en esta decisión. Esta dicotomía nos puede llevar al absurdo que el departamento comercial este previendo un descenso en las ventas físicas para el año próximo y el área de operaciones decida sustituir toda la flota. En el caso en cuestión el área de operaciones debería tener siempre presente el presupuesto de ventas físicas al momento de decidir la cantidad de camionetas a comprar.
Algunas ventajas que existen al tomar decisiones en base a planes y presupuestos en este caso.
- Al preguntarnos cuántas camionetas necesitamos, podremos responder con precisión, pero no solamente por el nivel de ventas de la empresa que supongamos que está estable, sino por el simple hecho de que como las camionetas son nuevas seguramente entrarán menos a mantenimiento y voy a poder cumplir con el mismo nivel de satisfacción pero con algún vehículo menos. Por tener la información en base a presupuestos es que empiezo a tomar decisiones con mayor certeza.
- Para comprar las camionetas es necesario confirmar la disponibilidad de fondos con la tesorería y las líneas de crédito en los bancos. Por otro lado se reducen los gastos en mantenimiento de vehículos ya que la antigüedad media de la flota es menor.
- También deberemos considerar el aumento de los gastos en patentes y seguros, etc.
A modo de resumen el manejo de esta herramienta de gestión nos permitió para una decisión particular:
- Tener toda la información disponible en tiempo y forma.
- Integrar a todas las áreas en una decisión de inversión. – comercial – operaciones –finanzas y por sobre todo generamos un ahorro con la compra de tres vehículos menos y todos los costos asociados a los mismos.
El Control de Gestión cierra la terna y nos prepara para gerenciar los cambios drásticos del entorno. En efecto, de nada sirve trabajar en base a presupuestos si no generamos los controles para ajustarnos a ellos. El control de gestión implica el seguimiento de la información mensual, comparada con los presupuestos asignados a cada área de negocio. Dicho control de gestión nos permite detectar las desviaciones, diagnosticar los problemas del mes en curso y marcar acciones correctivas para no desviarnos de los objetivos del Plan Estratégico.
Siguiendo con el ejemplo de la compra de las camionetas, si analizamos que la cuenta de ingreso tiene una desviación negativa del 20% con respecto al objetivo de ventas y se confirma que hay menos operaciones en volumen físico, rápidamente deberíamos tomar medidas correctivas en relación a la cantidad de vehículos en la calle para que los gastos asociados a la operaciones se reduzcan lo antes posible. De lo contrario tendremos una estructura de costos basada en un determinado nivel de ventas y el margen del negocio se deteriorara rápidamente.
A modo de síntesis estas tres herramientas constituyen un Plan General de Gestión. Dicho PGG nos va permitir tener un rumbo y un objetivo a alcanzar, una metodología para lograr los objetivos y por ultimo indicadores de gestión que ofician como un semáforo para la alta dirección.
Integrante del Equipo Galante & Martins
