Ante la situación de emergencia sanitaria que estamos viviendo, hay que destacar que en la actividad notarial ya se cuenta con algunas herramientas electrónicas /digitales que facilitan la circulación comercial, elemento fundamental aún ante los requerimientos actuales de “distanciamiento social”. Estas herramientas fueron incorporadas de a poco por los diferentes Registros Públicos y hoy permiten hacerlo de una mejor forma.
Por Gustavo Acevedo Fagúndez (*)
- Introducción
En la actualidad, los Escribanos podemos, en cierta manera, ejercer la función notarial mediante la utilización de herramientas informáticas, así como suscribir documentos digitales que cuentan con igual valor probatorio que un documento en soporte papel. Para poder hacer uso de dichas herramientas que se nos ofrecen, es fundamental no sólo conocer sobre su existencia, sino saber cómo funcionan y cuándo podemos aplicarlas, lo cual pretendemos informar mediante el presente.
El Soporte Notarial Electrónico tiene por objeto dar forma jurídica y autenticidad a negocios y hechos jurídicos que ocurren en el ámbito electrónico, lo cual constituye un gran aporte al desarrollo del Gobierno Digital en nuestro país permitiendo el incremento de procesos en línea. A través de él, los Escribanos podemos realizar actuaciones notariales de diversa índole mediante medios digitales, lo que implica un nuevo desafío para el desarrollo de la función notarial, pero manteniendo intacta su función pública dentro de la sociedad, como garantía de seguridad jurídica.
- La firma Electrónica Avanzada en la función notarial. Disposiciones legales
Es importante destacar que la firma electrónica avanzada, no es sustitutiva de la función notarial, sino que sería complementaria, en virtud de que solamente autentica la firma, pero no controla los elementos esenciales de todo contrato, es decir, la capacidad, el consentimiento, objeto y causa.
La firma es un concepto muy arraigado y vinculado a la imagen del Escribano, por eso fue necesario comprender el sentido de la firma electrónica así como su alcance, recogiendo los mismos principios que la firma autógrafa. En consecuencia, cuando se habla de Firma Electrónica –ya sea simple o avanzada- debemos pensar en ella como un “identificador” y su elemento primordial es la credibilidad de la misma, en caso de que no se incluya dicho elemento, no debe ser aceptado ni utilizado por el ciudadano. Es por eso que la firma electrónica nos ofrece la credibilidad y confianza que necesitamos.
El documento electrónico y la firma electrónica, están regulados por la Ley 18.600, del 21 de setiembre de 2009, la cual, en su artículo 7, autoriza la firma electrónica avanzada en la función notarial “de conformidad con la reglamentación que establezca la Suprema Corte de Justicia”. A su vez, a través de la Acordada número 7831 (publicado el 12 de Febrero de 2015), la Suprema Corte de Justicia incorpora al Reglamento Notarial (Acordada N° 7533) el Título VII denominado “Uso de la Firma Electrónica Avanzada Notarial”.
Refiriéndonos a la Acordada número 7831, la misma en su Artículo 311, establece que los certificados notariales electrónicos se pueden expedir con el objeto de:
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- “acreditar situaciones jurídicas, actos o hechos conocidos por el autorizante o que le justifiquen mediante documentos públicos o privados que le exhiban”;
- “autenticar simultáneamente el hecho del otorgamiento y suscripción de los documentos electrónicos”; y
- “autenticar la ratificación del contenido de documentos suscritos electrónicamente con anterioridad”.
A su vez, el artículo 303, autoriza la expedición de “Traslados Notariales Electrónicos”, los cuales solo serán válidos para la concreta finalidad por las que fueron solicitados, debiéndose hacer constar, dicha finalidad, en cada refrendata o concuerda de cada documento (art. 305). En este punto debemos tener en cuenta, a nivel de Derecho Informático, el principio de Equivalencia Funcional, el cual establece que aquellos actos que se realicen por un medio físico o tradicional y puedan ser realizados por medios electrónicos, tendrán el mismo valor jurídico y probatorio.
Es de destacar que aún no está habilitado el uso del Soporte Notarial Electrónico en el Protocolo ni en el Registro de Protocolizaciones, así como tampoco al día de hoy, podríamos certificar firmas, ya que no está habilitado aún la posibilidad de incorporar imágenes, es decir, incorporar en este caso el documento privado. En consecuencia, los únicos documentos notariales electrónicos que se pueden realizar, en la actualidad, son: certificados notariales electrónicos y los traslados notariales electrónicos.
En el caso de los traslados notariales electrónicos, pueden llegar a ser muy útiles para los juicios, cuando un Juez solicite testimonio por exhibición de una documentación (siempre y cuando, obviamente, el Juzgado acepte dicha documentación electrónica). Las minutas registrales (documento que se requiere al momento de inscripción en los Registros Públicos) pueden llegar a ser otro de los documentos admitidos pero aún no lo están (se está trabajando en ello).
En cuanto a la práctica y su uso actual, cabe detallar que las comunicaciones al Banco Central del Uruguay (ley 18.930 y ley 19.484), se realizan de manera electrónica, al igual que los certificados notariales para la presentación ante la Ventanilla Única de Comercio Exterior.
Seguramente con el correr del tiempo, y más como está la situación sanitaria hoy en día, diversos organismos comenzarán a exigir que las actuaciones sean, en la medida de lo posible, por medios electrónicos y de forma remota, permitiendo de esta forma ampliar el elenco de actuaciones.
- Comentarios Finales
Más allá de los avances, lo que no puede perderse de vista es que el documento electrónico deberá ser una representación de la realidad, es decir el contenido del documento seguirá siendo el mismo, lo que cambia es el soporte, que en lugar de ser el papel, será electrónico, pero se mantendrá su esencia y requerimientos.
Como todo tema relacionado al mundo digital y la disrupción tecnológica, el presente no estará exento de algún inconveniente o inseguridad que pueda ocasionar, principalmente en lo que refiere a la protección de la información y los documentos; problema en el cual deberán trabajar exhaustivamente, quienes se dedican a realizar el soporte notarial electrónico, para poder seguir adecuándonos a este mundo globalizado y ampliando su aplicabilidad sin desproteger la función pública.
(*) Integrante del equipo legal de Galante & Martins
