La gestión documental es el conjunto de actividades y funciones ejecutadas con el propósito de revisar, guardar y extraer o recuperar apropiadamente toda la información que se ha producido, obtenido o retenido por cualquier entidad en el desarrollo cotidiano de sus propias actividades.
¿Qué consecuencias tiene en el negocio?
Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. El eje central de la administración o control de la información es, sin lugar a duda, la gestión de documentos o contenidos, que a la vez pueden ser clasificados en tres grandes tipos según convenga para la organización.
Tipos de documentación
Interna – Se refiere a aquella documentación generada o recibida por la organización en el ejercicio de sus funciones, es decir, son documentos que surgen de la actividad diaria de la institución. En este grupo se encuentra tanto la documentación típicamente administrativa: contabilidad, correspondencia; como la documentación de gestión: informes, actas de reuniones, procedimientos de trabajo, y la documentación técnica, que refleja la propia actividad de la organización.
Externa – Además de la documentación producida por la propia organización, esta y las personas que trabajan en ella necesitan, a menudo, consultar y manejar fuentes de información externas: libros, bases de datos, internet.
Pública – Aquella documentación que la organización produce de cara al público para comunicarles hechos, actividades, acontecimientos, por ejemplo, las memorias, los catálogos de productos y servicios, la página web. Además, se debe considerar a las bases de datos corporativas y aplicaciones informáticas; que no se conceptúan como documentos, pero que son una importante fuente de información registrada.
La gestión documental es un sistema con los mejores métodos relacionados con la concepción o creación, con la implementación y con la evaluación de los procesos de control y gestión, que van desde el origen de los documentos hasta su destrucción o almacenamiento en archivos permanentes. Este sistema debe ser considerado único dentro de la organización basándose en tres instrumentos o subsistemas:
- Para clasificar y codificar los documentos y/o los expedientes a la hora de ser creados o recibidos deberá ser necesario un sistema a nivel corporativo.
- Para preservar y eliminar de los expedientes los documentos que lo contengan, determinando así cuándo podrán ser eliminados o ser trasladados al archivo de la organización para ser guardados durante un determinado periodo.
- Para describir mediante índices, ya sea manual o automatizada, todos los documentos relevantes de la organización, para poder luego recuperarlos rápidamente sin importar el soporte que tengan (papel, microfilm, óptico, digital, magnético) y luego clasificarlos, conservarlos o eliminarlos.
- Las tres menciones arriba descritas son los subsistemas que deben estar integrados e interactuar entre ellos, ya que el propósito principal de la gestión documental es ofrecer una respuesta oportuna a la carencia de la organización en gestionar o administrar contenidos (documentos o archivos) administrativos.
La gestión documental es el grupo de protocolos técnicos y la variedad de procesos estandarizados que se aplican para poder especificar normas, procesos de conservación y eliminación de todos los documentos importantes de una entidad determinada, así como organizar, almacenar y capturar (digitalizar) hasta su anulación o preservación (almacenamiento o archivo) para conseguir la información de tal forma que sea rápida y precisa para todos los interesados. Con una buena gestión documental se minimizan las alteraciones casuales o voluntarias, ya que se podrá regular privilegios para acceso a los documentos y se podrá tener respaldo de los mismos.
Modelo de gestión documental
La gestión documental tiene un modelo que está cimentado en la hipótesis, principio y estándares de los términos y definiciones de la ISO 30300 como norma. Esta norma podemos usarla como un prototipo de gestión documental de forma objetiva e independiente, denotando así la practicidad de ser amoldable o modificable a necesidad de cada empresa, organización o individuo. La norma tiene como finalidad especificar los pilares para un sistema de gestión y establecer los términos, de tal forma que las empresas u organizaciones tengan una herramienta para poder implementar una política de gestión documental. Los requisitos para contemplar van desde el diseño de procesos y aplicaciones que se deberán considerar desde un inicio, hasta la administración y la estimación de resultados dentro de una gestión conforme al ciclo de la mejora continua. Por ello, el desarrollo de este proyecto está dentro de la fase “Operación”, ya que es aquí donde se contempla la implementación de aplicaciones para la gestión de documentos según sea la necesidad de la organización.
Sistema de gestión documental
Podemos precisar que es un sistema encargado de gestionar contenidos (documentos y/o archivos) instrumentos varios, tácticas y estándares empleados para posibilitar un buen gobierno dentro de una organización.
En la actualidad, un buen sistema de gestión documental que se encargue de los documentos es de gran beneficio productivo para todas las empresas u organizaciones de todo tipo (pequeña, mediana o grande), por lo que nos brindan viabilidad y simplicidad para la solución de diferentes obligaciones y labores que se tiene en correspondencia con todo tipo de documento de la empresa.
Así, tenemos el ordenamiento, establecer formatos, archivar y eliminar el exceso innecesario, la digitalización, control de acceso, la administración y distribución, etc. Crear, ingresar, repartir, cursar, regular, consultar, conservar y disponer de los documentos son actividades consideradas dentro de los procesos de desarrollo de la gestión de contenidos o gestión documental de cada empresa en particular, y consideradas como un grupo de disposiciones a considerar dentro de la implantación del sistema de gestión.
La gestión de documentos puede considerarse la herramienta clave para que los colaboradores de una empresa puedan obtener, de una manera apropiada y eficaz, la información, posibilitando de esta manera el acceso al origen de la misma y a su constitución, permitiendo la búsqueda y su restauración.
Se puede enunciar que los principios y propósitos para gestar una buena administración de contenidos o documentos abarca desde planeamiento y la concepción de los documentos hasta finalizar en la designación, pudiendo ser esta eliminada o puesta en custodia. Esto dependerá del valor del documento y que sea beneficioso o no para la organización.
Fuente: Gerson Aquino Espinoza.
