Las nuevas tendencias tecnológicas como herramienta de utilidad a la hora de agilizar y simplificar ciertos procedimientos no son ajenas a la vida contable de una empresa en nuestro país, tal es así que la Dirección General de Registros presentó una nueva modalidad de registración de los libros contables Diario e Inventario de una empresa.
Por Esc. Valeria Céspedes Hastoy (*)
Previo a la presente innovación, toda empresa que debía cumplir con su obligación de registrar ante la Dirección General de Registros sus libros contables –en cumplimiento a lo establecido en el artículo 55 del Código de Comercio– lo hacía de la forma tradicional, es decir, mediante su presentación en formato papel, encuadernado, forrado y foliado tal como lo indica el propio artículo 65 del Código de Comercio.
En contexto de la modernidad digital que estamos viviendo como sociedad y en base a la necesidad de un mecanismo más ágil y útil pero igual de eficiente y seguro que la modalidad tradicional, es que la Dirección General de Registros en el pasado año 2022 trae a consideración la posibilidad de implementar un nuevo sistema de registración respecto a los libros contables que lleva de forma obligatoria toda empresa en nuestro país.
Dicha iniciativa tuvo como base fundamental el Decreto del Poder Ejecutivo número 384/2019 de fecha 23 de diciembre de 2019, que consagra la “autorización del empleo de documentos electrónicos o digitales como medio de reemplazo de los libros Diario e Inventario previstos en el art. 55 del Código de Comercio”, cuya iniciativa parte de la Comisión Permanente de Normas Contables Adecuadas (Cpnca) presidido por el Ministerio de Economía y Finanzas a través de la Auditoría Interna de la Nación. Este decreto consolida la perspectiva de considerar los medios electrónicos como medios hábiles y admitidos para la dinámica comercial y el registro de todas las transacciones mercantiles, siempre y cuando se cumplan las condiciones establecidas en el propio decreto.
Implementación del nuevo sistema
A partir del pasado 6 de marzo de 2023 comenzó a funcionar el nuevo sistema en donde toda empresa que tenga que ingresar los libros obligatorios (Diario e Inventario) a la Dirección General de Registró podrá optar por esta nueva modalidad a través de la presentación de documentos electrónicos o digitales. Dichos documentos deberán contar con firma electrónica avanzada del representante de la empresa.
En materia de documentos electrónicos resulta aplicable la Ley 18.600 de fecha 21 de setiembre de 2009, que consagra la admisibilidad, validez y eficacia jurídicas del documento electrónico y de la firma electrónica y todo su marco regulatorio. El artículo 2 literal H de la Ley 18.600 entiende por documento electrónico: “Representación digital de actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento o archivo”.
El mecanismo para proceder al ingreso de los libros representados en documentos electrónicos consta en primera instancia con el requisito de registrarnos y así obtener tener un usuario E-Libros –plataforma digital dentro de la web de la propia Dirección General de Registros específica para el trámite de rúbrica de libros digitales– y luego realizar todo el procedimiento correspondiente mediante el ingreso remoto del trámite. Una de las ventajas que ya se observa al iniciar el trámite es que una vez ingresada la solicitud de la rúbrica, el sistema arroja una constancia de ingreso que permitirá presentarse y poder realizar el pago correspondiente; este documento en el sistema tradicional no se obtenía.
Luego deberá cumplirse con todos los pasos tradicionales de todo ingreso de documentos en el Registro, y en caso de no tener observaciones quedará calificado como definitivo y luego podrá descargarse de forma completamente digital en formato PDF el libro o libros presentados a rubricar.
Dentro de las ventajas que marca la propia Dirección General de Registros al impulsar este nuevo sistema se encuentran: a) Disminución de los costos operativos, de almacenamiento, conservación y traslado tanto para el usuario como para la Dirección General de Registros; b) Trazabilidad del proceso de intervención de libros en todas sus etapas; c) Mejora la eficacia probatoria y demás efectos legales de la teneduría regular de libros; d) Desburocratización de la actividad comercial dotándola de mayor flexibilidad; e) Reducción en los plazos de demora; f) Posibilitar la descarga de libros intervenidos en un plazo de 45 días contados a partir de su registro; y g) Permitir el desarrollo de sistemas que brinden nuevas soluciones ante un eventual extravío de libros, debiendo realizarse de futuro las correspondientes modificaciones normativas.
Consideraciones finales
El hecho de incorporar gradualmente las nuevas tecnologías a la dinámica mercantil, no solo es beneficioso en el sentido de que genera más posibilidades a la hora de tomar decisiones, sino que también permite adecuarse a las distintas preferencias actuales de la sociedad, la cual denota un uso masivo de los medios informáticos y dispositivos electrónicos en todos los ámbitos de la vida.
Sin dudas que estamos ante una implementación necesaria, adecuada a la actualidad que estamos viviendo y muy esperada por algunos usuarios y operadores que proyectan a una digitalización completa de la información contable de una empresa.
Igualmente, entiendo que debe tenerse en cuenta que la incorporación de la tecnología en este tipo de procedimientos debe brindar al usuario todas las herramientas y protección necesaria que le brinden la misma seguridad en el tráfico jurídico que conserva hasta la fecha el mecanismo tradicional de los libros en formato papel, dado que, sin estas garantías, muchos usuarios optarán por continuar con el mecanismo tradicional sin la confianza suficiente en probar el nuevo sistema.
Si bien la propia Dirección General de Registros delimitó el ámbito de aplicación y los lineamientos básicos a tener en cuenta para realizar el trámite, el transcurso del tiempo y las distintas posibilidades o interrogantes que irán planteándose por la diversidad de casos, permitirán ir afianzando y determinando criterios necesarios a tener en cuenta al momento de decidir por cuál modalidad o sistema optar al momento de ingresar los libros obligatorios que debe registrar toda empresa ante la Dirección General de Registros.
(*) Integrante del Equipo Legal de Galante & Martins.
