Es un sistema compuesto por un conjunto de subsistemas racionalmente integrados, cuya función es almacenar y procesar los datos, los cuales son transformados en información. Es decir, que como resultado del proceso del sistema se obtiene la información útil para la toma de decisiones de la compañía.
Cabe destacar que el sistema de información gerencial luego de procesar los datos, los difunde a los usuarios en la forma en que estos los requieran, lo que quiere decir que la calidad de la información que se manda es sustentada por otros procedimientos y estructuras que son definidos previamente en la estrategia organizacional.
Asímismo, el procesamiento depende de la especialización y diferenciación de los cargos dentro de la empresa, es decir, que los datos son distintos para cada departamento. Por otro lado, el nivel de análisis y profundidad que se da a la información es variable en función a los especialistas y los niveles jerárquicos dentro del mismo departamento.
Los elementos del sistema de información gerencial
Cuando queremos conocer qué es un sistema de información gerencial, es fundamental que conozcamos los elementos que según Laudon (2008) componen a dicho sistema. Los componentes, cuando están entrelazados, pueden lograr todo lo que los distintos niveles de la compañía requieren para la toma de decisiones; entre estos, encontramos:
Hardware
Actualmente todas las compañías, inclusive las más pequeñas, poseen por lo menos un computador, en el cual se almacena toda la información. Podemos afirmar que, con los avances tecnológicos, los teléfonos inteligentes y otras herramientas también forman parte fundamental de los sistemas de información gerencial.
Siguiendo este orden de ideas, se puede deducir que un hardware son todos los componentes físicos que sirvan para almacenar la información que necesite la empresa para la toma de decisiones.
Software
Es la parte lógica del sistema, que se caracteriza por llevar a cabo una tarea determinada a través de instrucciones, haciendo uso de un lenguaje de programación. Para almacenar la información es necesario que se automaticen todos los procesos que se lleven adelante en la organización para que de esa manera se clasifiquen, almacenen y se puedan manejar todas las operaciones con mayor rapidez y veracidad.
Telecomunicaciones
El objetivo de las telecomunicaciones en la empresa es conectar a los computadores para que puedan ser útiles al sistema de información gerencial. De esta manera, se podrán tener varias oficinas o sedes de la misma empresa conectadas con la finalidad de simplificar la información y que a la hora de tomar decisiones las personas encargadas tengan todo lo que necesitan de manera ordenada.
Recursos humanos
Al momento de conocer qué es un sistema de información gerencial no podemos dejar a un lado el talento humano, ya que es parte primordial de su desarrollo. Las personas son las encargadas de vaciar toda la información y de distribuirla en los distintos subsistemas para obtener un todo.
La importancia del talento humano en el sistema de información gerencial radica en que ofrece la exactitud que se requiere a los encargados para tomar una decisión a favor de la organización.
Como podemos apreciar, un sistema de información gerencial es fundamental para una buena gestión empresarial, ya que representa uno de los sistemas informáticos vitales para almacenar y organizar la información de forma exacta y eficaz, la cual juega un papel importante a la hora de que los gerentes o encargados tomen decisiones que afecten a la empresa.
Funciones de un sistema de información
Son tres las actividades de un sistema de este tipo que producen la información que necesita la organización para tomar decisiones, controlar las operaciones, analizar los problemas y crear nuevos productos y servicios. Estas actividades son:
- Las de alimentación o insumos, es decir, la adquisición o recogida de datos primarios dentro de la institución o su entorno para su tratamiento en un sistema de información.
- El procesamiento, que viene a ser la conversión de la entrada en una forma más comprimible para los seres humanos (a algo más significativo).
- El resultado o salida, que transfiere la información procesada a las personas o actividades en las que se va a utilizar.
Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que es el producto que se devuelve a los miembros apropiados de la institución para ayudarles a evaluar o corregir la fase de entrada.
