Refuerza los valores empresariales
Una comunicación interna eficaz transmite desde la dirección general los mensajes clave sobre la filosofía de la empresa, los objetivos que busca alcanzar y la manera de hacerlo. Gracias a los mensajes internos, se fomentan los valores centrales de la compañía a cada puesto de trabajo con facilidad.
Mayor posibilidad de encontrar puntos de mejora dentro de la empresa
Que todos los empleados tengan un medio por el cual aportar su opinión y sus sugerencias es una ventaja que a largo plazo puede llegar a ahorrar millones. Favorecer la comunicación interna ascendente hace que todos los empleados puedan participar activamente en mejorar la compañía, con el ahorro que ello puede suponer a largo plazo.
Un ejemplo de comunicación interna de feedback efectivo lo tenemos en American Airlines, compañía aérea que se ahorró 40.000 dólares al año por quitar una única aceituna de sus ensaladas. En los vuelos, se dieron cuenta los empleados de que siempre dejaban una aceituna. La firma decidió quitarla y esa simple decisión tuvo un ahorro anual constante desde entonces.
¿Crees que un ejecutivo de la dirección general se habría dado cuenta de ello sin saber que se quedaba siempre una aceituna en las ensaladas con frecuencia? No, eso tan solo lo ven las azafatas y azafatos de vuelo.
Sentimiento de pertenencia e importancia
Una comunicación interna fluida y a la que se le haga caso logra que todos los rangos jerárquicos se sientan una parte importante de la empresa.
Si sus quejas, sugerencias o deseos son escuchados y aplicados por la compañía cuando son útiles y pueden ponerse en práctica, mejorará la sensación percibida por los empleados. Se creará un sentimiento de unidad y pertenencia al saber que sus opiniones se tienen en cuenta.
Buen clima de trabajo
Saber que todas las opiniones pueden expresarse y llevarse a la práctica crea un clima de trabajo más agradable, lo que termina por favorecer a todos los puestos de trabajo incluso si no hacen un uso activo del sistema de comunicación interna con frecuencia.
Fidelidad a la empresa
Ligado a los puntos anteriores, cuando las personas se sienten escuchadas y valoradas, estarán más dispuestas a quedarse en la compañía tanto en buenas como en malas situaciones.
Esto ayudará a que los trabajadores se queden en la empresa en caso de tener ofertas de firmas competidoras o si existe un recorte temporal de salarios para evitar el cierre en una mala racha. Que los trabajadores se sientan parte integral de la institución generará fidelidad para resistir allí si la considera como suya.
Atrae ofertas de trabajo
Un trabajador satisfecho con el trato recibido es una persona que hablará bien de la empresa fuera del horario laboral. Google no solo atrae a miles de especialistas por sus salarios o la fama de su compañía, sino también por la manera excepcional con la que trata a sus trabajadores y las facilidades de comunicación interna que ofrece (entre muchas otras cosas).
Una persona contenta atraerá gente de su entorno que pueda plantearse enviar su currículum en caso de que existan vacantes.
Tener un buen sistema de comunicación interna corporativa trae grandes beneficios a la firma como la gestión del talento que ya existe y atraer a nuevos candidatos, al tiempo que se aumentan los beneficios al optimizar las tareas realizadas en la compañía y se mejora el clima laboral.
Peligros que tiene una mala comunicación interna
Además de tener múltiples ventajas, dedicar esfuerzos a diseñar una comunicación efectiva permite a todo negocio evitar peligros y perjuicios que surgen a causa de una mala estrategia de comunicación interna.
Errores en el modo de trabajo
No ofrecer por parte de la dirección normas claras de los objetivos finales ni el método de trabajo a seguir llevará a los trabajadores a realizar las mismas tareas de diferentes modos. Esto supone problemas tanto con el servicio final ofrecido como en la gestión interna de la propia empresa.
Por ejemplo, puede anotarse un mismo producto con diversos nombres según el empleado que lo anote y eso termine reflejándose en un número erróneo de stock disponible para la venta.
Sensación de dejadez y abandono
Sin comunicación, no hay presencia. Si la dirección empresarial no se comunica con los trabajadores, y estos no pueden llegar hasta la dirección, el clima de trabajo será peor.
Los empleados sentirán que no tienen peso en la compañía y que los jefes no existen si no los están viendo. Esto acaba afectando a la productividad de cada puesto y, por tanto, a los beneficios anuales.
Confusión de órdenes
Sin una orden clara desde los puestos directivos, cada mando intermedio hará una interpretación personal de cómo se debe hacer el trabajo. Eso llevará a servicios finales distintos según el equipo que lo lleve a cabo, y es algo a evitar.
Por ejemplo, aunque un nuevo cliente no se dé cuenta de esta confusión interna por falta de comunicación, uno recurrente sí lo hará.
Un cliente frecuente espera recibir exactamente un producto o servicio de la misma calidad en cada compra. Si el servicio es a veces mejor, y a veces peor, se transmite una imagen de falta de profesionalidad que afectará a las ventas en el medio y largo plazo.
Objetivos por cumplir al diseñar una estrategia de comunicación interna eficaz
Para lograr tener un sistema de comunicación interno correctamente aplicado, hay que tener presentes los siguientes objetivos:
Buscar una escucha activa de todos los empleados
Es el feedback que deseamos tener de todos los integrantes de la firma. Se tiene que buscar que la comunicación llegue a todas las personas, que sea comprendida y que se reaccione en consecuencia a ella. Es aplicable tanto en sentido ascendente como descendente.
Tener presente a quién se dirige el mensaje
No es lo mismo crear la comunicación pensando en facilitar la comunicación horizontal que la vertical descendente. Cada destinatario tendrá unos medios que serán más eficaces para hacer llegar el mensaje y el lenguaje también se adaptará.
Desde un departamento técnico de informática, quizá no pueda enviarse el mismo mensaje técnico a un miembro del equipo de ventas que a uno de marketing o recursos humanos.
Comprometer a toda la empresa en su uso
Para que la comunicación interna sea efectiva, todos los participantes tienen que estar involucrados activamente. De esta manera, se fomenta su uso y los beneficios empezarán a tener presencia.
La estrategia de comunicación de la compañía tendrá que centrar esfuerzos en que el sistema sea usado habitualmente. De nada sirve tener un sistema interno si nadie comprueba si existen mensajes.
Fomentar la colaboración entre empleados y departamentos
La comunicación sirve para mejorar la firma de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba y de manera lateral. Una estrategia de comunicación interna buscará que todos los miembros de la empresa se ayuden mutuamente para facilitar el trabajo conjunto. Esto además permite crear un mejor clima laboral.
Adaptarse como filosofía interna
Puesto que la comunicación incluye recibir sugerencias e ideas de optimización, la compañía debe estar abierta a las opiniones recibidas por parte de cualquier persona.
De nada sirve pedir participación si la estrategia de comunicación termina ahí. Los mensajes recibidos tienen que ser escuchados e implementados siempre que tenga sentido hacerlo.
Actualizar los medios empleados en la comunicación
Si bien los tablones de anuncios son eficaces en pequeñas empresas y para la comunicación de métodos de trabajo y mensajes corporativos en departamentos, hoy existen muchos más medios para llevar a cabo una comunicación eficaz.
Esto abarca desde mails de empresa internos, mensajes en aplicaciones de desarrollo propio o el uso de una red social privada de la firma donde hacer partícipes a todos los empleados de esta de las novedades y mensajes importantes.
Herramientas utilizadas para la comunicación interna
Una compañía puede elegir una o múltiples herramientas, compatibles entre sí, para transmitir sus mensajes.
- Tablón de anuncios
- Televisores informativos
- Manual de trabajo
- Correo electrónico
- Cartas formales
- Reuniones físicas
- Buzón de sugerencias
- Videoconferencias entre departamentos
- Intranet y chat interno de la empresa
- Uso de redes sociales propias
- Newsletters o revista interna con información relevante y cultura empresarial
- Eventos y fiestas internas
