La normativa nacional distingue dos tipos de legalización:
● Legalización directa: se realiza cuando el documento proviene de un país en el cual nuestro país posee representación diplomática o consular, siendo la autenticación realizada por agentes diplomáticos o consulares uruguayos acreditados ante el Estado emisor del documento.
● Legalización indirecta: procede cuando el documento proviene de un Estado en el cual nuestro país no mantiene representación diplomática. En este caso el procedimiento se efectúa a través de un tercer Estado que cuente con representación diplomática tanto en Uruguay como en el país de origen del documento. Primero, el documento se legaliza por las autoridades del tercer Estado y posteriormente por la representación consular uruguaya acreditada ante dicho tercer país.
¿Qué se entiende por apostilla?
En sustitución de la legalización se encuentra la apostilla, prevista en el XII Convenio de La Haya de la Conferencia de Derecho Internacional Privado, de fecha 5 de octubre de 1961, instrumento que fue ratificado por Uruguay, entrando en vigor el 14 de octubre de 2012.
Este convenio tiene como finalidad suprimir el requisito de legalización de los documentos públicos emitidos en un Estado parte del convenio, reemplazando el procedimiento por una certificación simplificada denominada apostilla, siempre y cuando el país emisor del documento como también el país en el que se pretende hacer valer el documento, sean Estados parte del referido convenio.
En términos operativos, la apostilla consiste en la colocación, sobre el documento público o en hoja adjunta, de una anotación que certifica la autenticidad del documento.
En la actualidad, tanto la legalización como la apostilla constituyen herramientas esenciales para autenticar documentos públicos emitidos en Uruguay que deban surtir efectos en el extranjero, así como también para validar documentos públicos que provengan de otro país que pretendan ser utilizados en el territorio nacional.
En nuestro país ambas diligencias deben ser gestionadas ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, requiriendo la presentación del documento original que se pretende legalizar o apostillar, debidamente intervenido por la autoridad nacional competente que certifique la autenticidad de la firma del funcionario actuante o del organismo emisor. Por ejemplo, en el caso de documentos autorizados por escribanos públicos, estos deberán ser previamente intervenidos por la Inspección General de Registros Notariales, a fin de verificar que la firma y el signo del escribano coincidan con los registrados ante el Poder Judicial. De manera análoga, los documentos expedidos por organismos estatales deberán ser previamente certificados por el propio organismo emisor, acreditando su autenticidad.
Cabe destacar que tanto la legalización como la apostilla se limitan a certificar la autenticidad formal del documento, esto es, la identidad y competencia del funcionario que lo suscribe. No implican en modo alguno la verificación del contenido material del documento, por lo que cualquier falsedad en su contenido permanece inalterada por la intervención de estos mecanismos.
Adicionalmente, si el documento —sea público o privado— contiene texto, inscripciones o elementos en idioma distinto al del país de destino (incluidos sellos), será imprescindible su traducción al idioma correspondiente, aun cuando la persona que lo utilizará comprenda el idioma original. Esta traducción constituye un requisito adicional para garantizar la validez y eficacia del instrumento en el país receptor.
De lo previamente expuesto se puede concluir que el instituto de la apostilla opera como un mecanismo sustitutivo de la legalización tradicional, en el marco de los Estados adherentes al Convenio de La Haya de 1961, siendo su propósito fundamental simplificar y agilizar la circulación de documentos públicos entre dichos países. Este sistema representa una alternativa más expedita y menos onerosa frente al procedimiento de legalización, el cual —pese a brindar seguridad jurídica— implica la intervención de múltiples autoridades en diferentes jurisdicciones, con el consiguiente incremento de costos y dilaciones.
Esta nota es meramente informativa, no es un asesoramiento ni consejo legal.
(*) Integrante del Equipo de Galante & Martins.